開放政府,我們怎麼做?

開放政府的理念「透明、參與、課責、涵容」可以透過不同的方法來促成公私協力,我們最常使用的方式是辦理「協作會議」。 協作會議是: 以逐字稿及整場錄影做記錄來公開透明 以主持技術和數位工具促進多元討論來擴大參與 以全協作歷程可追蹤及查找來確保課責 以廣納意見多元性取代人數多寡來增進涵容

協作會議的特色

協作會議跟政府部門傳統的公聽會、說明會不同之處,在於我們強調公私部門共同磨合出一個適合討論的核心問題,並導入主持技術與科技工具,確保會議能夠符合開放政府精神。

開放政府聯絡人(PO)是協作會議當中的靈魂角色,負責轉譯不同行動者的需求,搭起溝通的橋樑。

協作過程中,每個人的理念、目標都不相同,民眾來不只是監督批評,政府來也不只是捍衛既有立場,大家都要一起想辦法解決問題。最後不一定能達到完全的共識,而是能達到「會議產出雖然不是我最想要的結果,但沒有違背我的理念,還能接受」的結果

協作會議的前後

從一個議題產生到最後成為政策建議,協作會議的全協作歷程,不只是協作會議當下,包括前期的籌備、後續的追蹤都是民間與政府「協作」的一部份。我們以紀錄公開為手段,讓公共政策討論的脈絡可供追溯,確保課責。

適合協作的議題有很多,包括但不限於「跨部會政策協調」、「資訊系統建置」、「政策前期意見收集」等各種型態。我們會根據協作議題處理原則來確認每一場協作會議的目標和分工。主辦機關會依據協作會議會前訪談作業原則進行前置的盤點及調查。PO會依據分組主持人工作原則輪值擔任小組討論的桌長。

協作會議的工具

我們使用多元型態的工具來彈性運用在協作過程之中。這些工具不一定每一場都會使用到,工具使用程度背後也反映了各場對於透明度、參與度及課責的想像。對於主協辦部會的PO跟業務單位,我們有詳細的後勤清單參考,並將歷次公部門培訓的內容製作成教學指南

審議主持團隊,由PDIS和PO所組成,無論是整場或小組的討論,都要能夠具備引導、聚焦、彙整討論資訊的能力。因應不同議題,則會設計「工具單」,透過實體的紙筆等道具來輔助討論。

數位工具與科技設備,反映在每一場會議的全程錄影、轉播,並且運用Sli.do、po.lis等線上系統來擴大參與。數位技術也會與主持技術的結合,如「心智圖」作為線上白板的功能,即時投影出共筆的過程,協助與會者釐清基礎資訊、對焦問題。

協作會議的挑戰

協作會議往往需要相當程度的時間、人力和物質資源來籌備,但在顧及多方充分聆聽與討論的審議品質下,能夠觸及的參與者數量和廣度都有限;公部門夥伴也經常擔心投入的資源和成效不成比例。我們能夠做的,是導入數位工具並降低使用門檻,並且以開放的心胸、完備的調研去廣邀各界來貢獻己見,也努力讓政策前期的諮詢能夠降低後續施行帶來更大的處理成本

每場協作會議,為使討論主題能在公私部門間求取平衡,包括民眾的需求政策務實的可行性核心問題的設定及討論方法不一定能使所有參與者認同;另外,會議結論並不具有決策拘束力,也無法讓持堅定立場的行動者有立即的效能感。然而,我們希望協作會議是建立互信的對話過程而非與會者之間的完整共識和政策的最終定奪

為了讓協作會議能夠更體現開放政府的精神,還有許多值得精進並與各界交流之處。

協作會議的成果

公共政策的討論,透過前期諮詢與共創設計,創造更好的使用者體驗。 兩方立場的價值觀衝突,透過資訊釐清及傾聽過程,更能夠互相理解。 社會衝突帶來的激憤,透過核心問題的重新設定,拓展彼此的想像。 政策規劃進度,透過結構化與轉譯過程,讓民間能同理並貢獻其經驗。 面對問題,我們希望能透過一場一場的協作會議實作過程來回答。 歷次紀錄 部落格