協作會議跟政府部門傳統的公聽會、說明會不同之處，在於我們強調公私部門共同磨合出一個適合討論的核心問題，並導入主持技術與科技工具，確保會議能夠符合開放政府精神。

開放政府聯絡人（PO）是協作會議當中的靈魂角色，負責轉譯不同行動者的需求，搭起溝通的橋樑。

協作過程中，每個人的理念、目標都不相同，民眾不只是監督批評，政府也不只是捍衛既有立場，大家都要一起想辦法解決問題。最後不一定能達到完全的共識，而是能達到「會議產出雖然不是我最想要的結果，但沒有違背我的理念，還能接受」的結果

從一個議題產生到最後成為政策建議，協作會議的全協作歷程，不只是協作會議當下，包括前期的籌備、後續的追蹤都是民間與政府「協作」的一部份。我們以紀錄公開為手段，讓公共政策討論的脈絡可供追溯，確保課責。

適合協作的議題有很多，包括但不限於「跨部會政策協調」、「資訊系統建置」、「政策前期意見收集」等各種型態。我們會根據協作議題處理原則來確認每一場協作會議的目標和分工。主辦機關會依據協作會議會前訪談作業原則進行前置的盤點及調查。PO會依據分組主持人工作原則輪值擔任小組討論的桌長。

我們使用多元型態的工具來彈性運用在協作過程之中。這些工具不一定每一場都會使用到，工具使用程度背後也反映了各場對於透明度、參與度及課責的想像。對於主協辦部會的PO跟業務單位，我們有詳細的後勤清單參考，並將歷次公部門培訓的內容製作成教學指南。

審議主持團隊，由PDIS和PO所組成，無論是整場或小組的討論，都要能夠具備引導、聚焦、彙整討論資訊的能力。因應不同議題，則會設計「工具單」，透過實體的紙筆等道具來輔助討論。

數位工具與科技設備，反映在每一場會議的全程錄影、轉播，並且運用Sli.do、po.lis等線上系統來擴大參與。數位技術也會與主持技術的結合，如「心智圖」作為線上白板的功能，即時投影出共筆的過程，協助與會者釐清基礎資訊、對焦問題。

協作會議往往需要相當程度的時間、人力和物質資源來籌備，但在顧及多方充分聆聽與討論的審議品質下，能夠觸及的參與者數量和廣度都有限；公部門夥伴也經常擔心投入的資源和成效不成比例。我們能夠做的，是導入數位工具並降低使用門檻，並且以開放的心胸、完備的調研廣邀各界來貢獻己見，也努力讓政策前期的諮詢能夠降低後續施行帶來更大的處理成本。

每場協作會議，為使討論主題能在公私部門間求取平衡，包括民眾的需求及政策務實的可行性，核心問題的設定及討論方法不一定能使所有參與者認同；另外，會議結論並不具有決策拘束力，也無法讓持堅定立場的行動者有立即的效能感。然而，我們希望協作會議是建立互信的對話過程，而非與會者之間的完整共識和政策的最終定奪。

為了讓協作會議能夠更體現開放政府的精神，還有許多值得精進並與各界交流之處。