協作會議流程

1

設定議題

在開放政府聯絡人的月會上,各部會PO皆可提出建議票選的題目,供各部會PO票選。這些題目一般來自Join平台中超過5000人附議的提案,或由部會自行提案。到目前為止,具有「跨部會」、「多元意見分歧」、「社會輿論關注」、「經常被重複提案」等屬性的案子較容易被選中。

Join 平台
Slido 線上投票

2

確認分工

在工作分工的一開始,需要確認主協辦機關為何。主辦機關需要聯絡提案人、確認提案內容和會議日期,並於Join平台上回應初步時程、邀請附議人,並於會後回應會議結果;協辦機關則需要出席相關會議,並把相關資料提供給主辦機關,以利會議進行。

3

研究議題

主持團隊要在此時掌握議題脈絡。一開始,團隊會請主辦機關協助了解包含部會立場、有沒有關心這個議題的民意代表或民間團體、相關政策的研議情形,再彙整成議題分析表,接著請部會協助提供相關研究與資料,甚至是不同意見的好文章。

議題分析表
議題分析數位平台
利害關係人盤點圖
人物誌

4

定義核心問題

釐清議題脈絡後,就可以召開會前會。在會前會中,主持團隊與相關部會必須共同規劃協作會議流程,確認議題範圍,以及聚焦所需討論的面向。

挑戰句
線上心智圖

5

協作可能方案

在行政方面,協作會議前需要確認開會通知、出席名單、寄出議題手冊等行政工作,會議上也要確認座位、便當、茶水、直播等相關狀況是否到位。在議題方面,在會議之前要透過議題手冊等方式進行期待管理,會議上則要再次確認與會者對議題的了解,對齊彼此的認知,再針對真正關鍵的核心問題發想可能解法。

概念發展單 A
概念發展單 B
逐字紀錄
直播
線上心智圖
Slido 線上/匿名參與

6

納入政策

督導開放政府的政委會在協作會議之後,向行政院長及其他政務委員報告。如果協作會議所建議或發想的方向有可以參採的部份,就會回到行政院指揮體系執行。如果行政院沒有具體裁示或政策目標,就會由部會考量協作會議所收集到的多元意見是否有可以參採之處,如果有的話,就納入政策形成過程,依照現行的行政程序處理。